Vocabulario de auditoria

Vocabulario de auditoria gyjohanagarzon I llOR6pp 16, 2011 18 pagcs [pic] Regional Distrito Capital Sistema de Gestión de calidad GUIA DE APRENDIZAJE: No. 2 CONTROLAR LA CALIDAD DE LA INFORMACION DEL SISTEMA DE INFORMACION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y PROCEDIMIENTOS VIGENTES Versión 1 Centro de Gestión Administrativa Bogotá, D. c. , MARZO de 2011 Control del Documento Firma I Autor{a) Nombr I Fecha to View Instructor(a) Dependencia Icentro de Gestión IAdministrativa I mayo de 2008 | Revisión Wayne Anthony Triana ISubdirector de PROYECTO: MODALIDAD DE FORMACIÓN: PRESENCIAL

RESULTADO DE APRENDIZAJE Aplicar met0d010gía para el control del Sistema de Información de la Gestión del Talento Humano. (S. I. G), de acuerdo con la normatividad legal vigente. ACTIVIDAD DE ENSENANZA-APRENDIZAJE-EVALUACION: • Identificar que es la Auditoria de información en la gestión del talento humano, y de qué manera este procedimiento incide sobre la organización. Fase y Actividad del Proyecto: SEGUNDA DURACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA COMPENTECIA: 70 Horas DURACIÓN DE LA GUIA: 12 Horas 2.

INTRODUCCIÓN: Respetado Estudiante: Se recomienda que su participación en el progreso de la presente uia se realice de manera responsable y comprometida. Es importante que el producto de cada una de sus actividades (evidencias), se archive en el portafolio de evidencias de aprendizaje. 3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE Realizar actividades según las siguientes metodologías: Exposición 20F 18 Lluvia de ideas y problemas, y proponer soluciones y sugerencias de mejora.

La auditoría puede cubrir un departamento, una división o toda la organización Para ser verdaderamente eficientes, las actividades del área de talento humano de la organizaclón deben considerar as necesidades y objetivos del personal, y al mismo tiempo tener en cuenta y mantenerse en correlación con los objetivos corporativos ACTIVIDADES A DESARROLLAR 3. 1. Lectura de Auditoria de la información 3. 2 Socialización de la lectura 3. 3 Elaboraclón de un check list por cada empresa teniendo en cuenta el objetivo de cada una. . 4 Exposición de cada g upo 4. EVALUACIÓN Es importante establecer los parámetros con los que se van a valorar las anteriores actividades, para el efecto a continuación encontrará: 4. 1 CRITERIOS DE EVALUACION: Aplica los métodos de preparación de la documentación del istema de gestión de calidad, de manera diligente. las técnicas de control de calidad en el envío y seguimiento de la información de no conformidades, con responsabilidad y compromiso.

Aplica el concepto y procedimiento de la auditoria en la información del sistema de gestión del talento humano, con responsabilidad y diligencia 4. 2 EVIDENCIAS DEL APRENDIZAJE Una vez logrados los objet• enor experiencia, 8 encontrará las evidencias rante el proceso de chequeo Prueba escrita 5. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS 5. 1 AMBIENTES I Aula de clase Aula de informática I Entorno empresarial Centro de información I Entorno social 2. MEDIOS Y RECURSOS • Equipos de computo 6. BIBLIOGRAFIA – CIBERGRAFIA http://vmrw. ortalcalidad. com/articulos/381a_gestion_recursos humanos iso 9001 7. ANEXOS auditoria de recursos humanos Es un conjunto de procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determina las deficiencias que existen dentro de la organización y ayuda a mejorar lo que ya esta establecido, así como también mejora a los trabajadores de la organización. Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede ejorar y de esta manera deben de llevarse a cabo 18 su puesto.

Las auditorias riódica, de esta manera durante su trabajo, debe ser una persona la cual este convencido que su trabajo es de suma importancia para la empresa y sobre todo que es muy valioso para esta el obtener buenos resultados, asi como tan bien tener pleno conocimiento de lo que realiza, y debe ser una persona paciente y tolerante la cual debe de ejecutar su trabajo mediante una serie de pasos lógicos hasta llegar a la conclusión del mismo.

Ya que como anteriormente se ha mencionado ayuda a que la organización mejore en todas us deficiencia y si las auditorias son realizadas por personas altamente especializadas y capacitadas mejor aún. Un buen auditor también debe de contar con una serie de atributos los cuales son de suma importancia, cabe que se mencione que no los debe de olvidar y sobre todo que cuente con ellos: • Debe de tener dos oídos y una boca: esto quiere decir que tiene que aprender a hablar lo necesario y a escuchar todo lo que le pueda ser útil para su investigación. ?? Debe de tener plenos conocimiento en el procedimiento que va a implementar para que los resultados sean mejores: ya que ebe ser una persona con un alto grado de especializaclón en su rama. • Debe de dar un informe claro y preciso sobre el área que audita: esto para que no existan dudas de su trabajo y de lo que esta realizando. • Debe ser una persona con amplios conocimientos en su área: de igual manera debe de ser capaz de realizar una auditoria y sobre todo de estar en capacitación y aprendizaje constante. ?? Debe de tener conocimiento en la interpretación de esquemas de procedimientos. • Se una persona la cual sea capaz de realizar una buena entrevista y dar un buen relato sobre lo que observó y toda la nformación que recabó. • Contar un razonamiento ra que s 8 observó y toda la información que recabó. • Contar un razonamiento deductivo para que le sea más fácil llegar a una solución lógica. • Tener amplia capacidad para escuchar: esto con el fin de que pueda captar toda la información que le sea útil.

Es muy importante señalar y sobre todo no olvidar que en caso de que un auditor no cuente con alguno de los atributos anteriormente mencionados, la auditoria puede llegar a ser un desastre que el propio auditor realizo, ya que por enfrentamientos pueden ocurrir cosas peores. Así que es mportante que se eviten enfrentamientos, contar historias muy largas las cuales se salgan de lo laboral, las agresiones, el amiedar o intimidar.

Un auditor nunca debe de tomar una postura de persona prepotente ni mucho menos que trate de ver a los empleado como personas inferiores y que los intimide. Lo que debe de hacer un buen auditor es, hacerles sentir que son importantes y que quiere formar parte de ellos para que de esta manera le sea más fácil el recabar toda la información. Toda auditoria de personal cuenta con una serie de etapas las cuales son importantes ya que esto facilita la realización de sta, sobre todo para llegar a un mejor resultado.

Cabe señalar también que las etapas son importantes que se tomen en cuenta ya que ayudan a llevar un mejor control y sobre todo un orden el trabajo que se esta realizando y así evitar que la auditoria se convierta en un desorden de papeles que ni siquiera se sabe que es lo que se logro recabar. Dichas etapas son las siguientes: Obtención de los datos e informes: Los dos principales aspectos previos de esta auditoria son: • El diseño de formas V cu ropiados, que nos hagan cuestionarios apropiados, que nos hagan más fácil la nvestigación, la recolección y la precisión de los datos. ?? El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos. Ya que el aspecto humano y aun el administrativo en general, escapa muchas veces a toda medición, en ocasiones tendremos que contentarnos con una determinación de tipo descriptivo o cualitativo. Para ese efecto se sugieren dos formulas: • La cuantificación indirecta ver nuestra obra sobre administración por resultados. • La ayuda de preguntas tales como las que les voy a mencionar: 1.

Consideran las gerencias que la información que han recibido n materia de personal les ha permitido tomar las decisiones necesarias? 2. Estima el departamento de personal que ha recibido apoyo de la gerencia en general en todos los aspectos necesarios? 3. Se estima que la actitud de personal es, en la mayoría de los casos, de adhesión y satlsfaccón para con la empresa? Estas preguntas son inútiles o bien útiles, para usar en una empresa, se aclaro, por que para unas empresas las preguntas pueden ser básicas, y para otras innecesarias, o sea que se deben hacer adecuadas a cada empresa.

Es importante que cada empresa sepa bien definir que es lo que quiere ya que el tipo de reguntas va a depender de acuerdo a lo que la empresa quere o necesita que se audite. También otro tipo de preguntas claves para que el auditor sea eficaz y la auditoria sea más eficaz y eficiente son: ¿Qué? , ¿Porqué? , ¿Cómo? , ¿Cuándo? , ¿Dónde? , ¿Quién? , etc. Este tipo de preguntas son más efectiv do más utilizadas ayudan a dar un mejor enfoque so desea auditar. e los datos recabados: La parte más importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos n materia de personal; la investigación de sus causas la determinación de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que vayan apareciendo, etc.

También es importante mencionar la discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa. El informe de la auditoria: El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, técnica y concisa: 1. La Indicación de aquella fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar. . La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal. 3. La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, bsoletos, etc, indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior. 4. La información de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

Esto con el propósito que lo más viable y verdadero ya que es infor aliosa V sobre todo útil verdadero ya que es información muy valiosa y sobre todo útil para las empresa ya que de esto dependen las mejoras que se implementen. Es importante señalar que siempre que se vayan a realizar auditorias, las cuales realmente sean benéficas para las organizaciones, nunca deben de ser recibidas: • De manera sorpresiva: ya que esto da pie a fallas. ??? Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un orden en los archivos. • No contar con información obsoleta: ya que continuamente se tiene que estar haciendo revisión de lo que sirve y de lo que es necesario conservar. • Tratar al auditor como nos gusta ser tratados: ver al auditor como una persona la cual está realizando un trabajo de gran beneficio tanto para la empresa como para los trabajadores de esta. ?? No dar información de más: es importante que solamente se hable lo necesario. • Dar únicamente la información solicitada: está relacionada con la anterior, ya que no se debe de dar información que no se pida. ?? No ocultar problemas: decir siempre todo lo bueno y lo malo que pasa en el área que se está auditando esto con el fin que mejorar y que se puedan obtener mejores resultados. ?? Realizar de manera conjunta con el auditor un muestro o chequeo evaluando cada área, además de verificar si las políticas están bien establecidas. Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la organización, es decir en cada una de las áreas de esta, y por citar o mencionar algunas recomendaciones pueden ser: • Objetivos y políticas: Para saber si se están cumpliendo y si están bien definidos dentr • Funciones de los depart er si existe ierarqu[a, estructura organizacional. ?? Conocimiento de datos de los trabajadores: para conocer con mayor profundidad el record de estos. • Conocer datos sobre el slndicato: es muy importante conocer sobre esta área ya que es foco rojo para la organización, vale más saber cada movimiento y que no vaya ser que un día den una sorpresa que pueda perjudicar a la organización. ?? Conocer cuál es el proceso de reclutamiento y selección: esto con el fin de conocer cuál es la dinámica de las convocatorias para el reclutamiento si es el más adecuado y para ver si funciona de la ejor manera. • Revisar el proceso de capacitación y adiestramiento que se da a los empleados: esto con el fin de contar con una capacitaclón especializada para cada área y no con cursos que no sean útiles. ?? Ver los tabuladores de sueldos y salarios: para verificar si se esta dentro de los estándares dela competencia. • Que tanta rotación de personal existe: esto con el fin de detener y saber que es I que mueve a los empleados a dejar su trabajo. • Moral del personal: para ver que tanta motivación tienen. • Higiene y seguridad: para conocer si están cumpliendo con l reglamento de esta área, para checar y saber el porqué de accidentes ocurridos etc.

También existen otras áreas en las que se pueden realizar auditorías, dichas áreas son las siguientes donde se muestra de manera descriptiva los temas a tratar y el porqué: Estos temas están muy relacionados con las áreas anteriormente mencionadas, solamente que esta en una información extra en el informe ya que se encuentran de manera más desglosadas y explicadas. Tema I Conceptos generales: Principios y fines de las Auditorias. Evolución histórica. Clases La Auditoría de Cuentas: Concepto V delimitación.