Proyecto de un sistema automatizado

República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria Aldea Universitaria «Rafael María Parra» Misión Sucre La Tendida Estado Táchira CONSTRUCCIÓN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL REGISTRO ACADÉMICO DE LOS ESTUDIANTES DE INFORMÁTICA DE LA ALDEA UNIVERSITARIA «RAFAEL MARÍA PARRA» LA TENDIDA MUNICIPIO SAMUEL DARIO MALDONADO Autores: Br. Ram(rez Juan Br. Suárez Lisdalis Br. Uribe Karla La Tendida, octubre PACE 1 to View nut*ge CONSTRUCCION DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL RESUMEN Autor: gr. Juan Ramírez Br.

Lisdalis Suárez gr. Uribe Karla Tutor Académico: Ing. Lisbeth Gonzales Fecha: Octubre, 2011 Aldea Universitaria. Incluye además, los objetivos del trabajo; la importancia y la justificación en donde se detalla la cal dad y los beneficios que tendrá la aldea con la implementación de un nuevo sistema automatizado de registro académico; también se dan a conocer el Estudio de Factibilidad y Costos en donde se menciona los obstáculos durante el desarrollo que tiene la investigación así como los factores que interfirieron en el desarrollo de la misma.

El segundo cap[tulo se titula «Marco Referencial», en el se encuentra el Marco Normativo en donde se expresan las leyes, onvenios, decretos que están identificados con éste trabajo; el Marco Histórico, en el cual se indica la relación de este estudio con otros de la misma índole; y el Marco Teórico que contiene todos los temas relacionados con el trabajo de investigación.

En el tercer capítulo denominado «Diseño Tecnológico», se presenta la Descripción de la Tecnología donde se anexan diagramas, esquemas que soporta el bosquejo. CAPÍTULO PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Con el transcurso del tiempo los procesos avanzan, las organizaciones se sienten en la necesldad de adquirir tecnología para el mejoramiento de sus sistemas y a la vez sus rocedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y así obtener una adaptación paralela de condiciones con las empresas líderes del mercado.

Es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informática, tal vez la palabra clave es la comunicación, pues el hombre ha sido capaz de comunicarse más fácilmente con un deseo interminable, que se puede decir, no se ha realizado del todo pero va encaminado hacia él, es un hecho que las computadoras liberan al hombre de las abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite emplear su inteligencia en tareas más stimulantes e interesantes.

Los procesos rutinarios en I procesan información lenta, llevarla a un sistema o garantiza un meior sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de producción de bienes la potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiado profundamente tanto en su concepción como en su uso, sn olvidar o dejar de lado, que la función de un computador se reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos.

Como sucede en la mayoría de los campos técnicos, la tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir, luego almacenar para procesar, la motivación para conseguirlo, disminuir costos y funciones especializadas y enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestión de la organización, ó sea transformado en un instrumento arma estratéglca que tiene un carácter de cambio en forma sustancial que redefina la naturaleza del objetivo, creando uno nuevo donde antes no existía, o cambiar el objetivo de modo radical con ventajas competitivas.

Actualmente la falta de tecnología en la Aldea IJniversitaria «Rafael María Parra» demuestra lo ineficaz del proceso en el registro cadémico, debido a que está funcionando a la fecha de forma manual, causando alto grado de desorganización originando así agotamiento en el personal. El objetivo que se persigue es de controlar la cantidad de estudiantes en poco tiempo, con el sistema manual y tradicional que llevan el proceso de registro académico no se adapta a las necesidades del estudiantado, el sistema es lento, desorganizado y poco confiable, se pierden datos y/o se duplican, ocupando espacio dentro de los archivos.

Todo este proceso académico se lleva actualmente de forma manual, tornándose demasiado pesado, todas estas dificultades epercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la aldea. Otra deficiencia es que a la hora de consultar si un estudiante aprobó todas sus materias también se realiza de forma manual ocasionando demora e inconvenientes tanto como para los estudiantes como para el personal que allí labora. or estas diversas razones es necesario un cambio, a través de un sistema automatizado que mejore nto ya que existe la necesi cambio, a través de un sistema automatizado que mejore el procedimiento ya que existe la necesidad de cambiar para poder controlar la duplicación y la pérdida de documentos, agilizando el roceso de tal manera que sea confiable, seguro y efectivo. Objetivos de la Investigación A continuación se presentan los objetivos que se pretenden lograr con el siguiente estudio.

Objetivo General Construir un sistema automatizado que controle de manera segura, precisa y eficiente el registro académico de los estudiantes inscritos en informática de la Aldea Universitaria «Rafael María parra». Objetivos Específicos 1) Elaborar un análisis que nos permita conocer el funcionamiento del sistema actual y proponer uno automatizado. 2) Presentar el diseño de base de datos, tablas y pantallas lo uficientemente útil que comprenda el Sistema Automatizado de Registro Académico de los estudiantes empleando el Lenguaje de Programación Delphi 7. ) Proponer los recursos necesarios para la implementación del Sistema empleando el lenguaje de programación Lenguaje de Importancia y justificación Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la organización, en esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos ectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros.

Es necesario que la información sea procesada y almacenada de una forma más efectiva pa procesos de control y así 4 lograr un registro integral des. Con el desarrollo dentro del proceso de control. Es importante resaltar que se ha conseguido un total apoyo a la idea de implantar un sistema automatizado de control. Todo el personal se siente partidario por hacer realidad un proyecto que traería un soporte técnico confiable y acorde a los avances de la era tecnológica de la información. Las personas que forman parte de la Aldea Universitaria «Rafael

Maria Parra» durante este complicado proceso, exigen un cambio que englobe la demanda de la nueva era, esto nos da más fuerza para continuar y así conseguir su implantación, siendo ellos los más beneficiados Los resultados obtenidos en el análisis sirven de apoyo para conocer las necesidades que tiene el método actual, permitiendo diseñar una propuesta, de un Sistema de Registro Académico para la Aldea Universitaria, ya que es de vital importancia este nuevo diseño finalidad de satisfacer las necesidades de los usuarios, haciendo pequeños los procesos y que su ejecución sea en el menor tiempo posible.

Estudio de Factibilidad y Costos Al realizar la investigación se puede encontrar con obstáculos durante su desarrollo lo cual puede afectar de manera significativa ante los objetivos planteados con la idea de menoscabar en la información de diferentes investigaciones.

Se enfoca en la búsqueda de nuevas alternativas obteniendo varias restricciones, bien sea económico y como factor resaltante el tiempo dentro del sitio de estudio, para así llevar a cabo los objetivos planteados en el marco de la investigación El estudio de la factibilidad fue desarrollado con el fin de conocer os aspectos humanos, técnicos y económicos del sistema de automatización propuesto sus costos y beneficios, con el objetivo de determinar si es viable llevar a cabo la construcción del mismo.

A continuación se presentará el estudio realizado de factibilidad basado en el sistema propuesto. Factibilidad Operativa La adquisición de este sist oder llevar un mejor s OF control de los estudiantes rocesos, esto beneficiará realizará bajo una plataforma que se le facilitaran las herramientas al encargado de la operación de este sistema. En esta actividad se toma en cuenta si el sistema opera cuando e instale y si este seré utilizado, dcha factibilidad depende del personal que labora en la aldea.

Las personas que allí se encuentran que no tienen capacidad para el manejo del sistema poseen disponibilidad para un adiestramiento, recursos o manuales que ayudarán a conocer el manejo del sistema que se desea implantar. Por tal motivo se puede decir que es factible operativamente ya que no se presenta ningún problema para dictar dicho curso de adiestramiento o suministrar manuales para el manejo del mismo. Factibilidad Técnica En esta factibilidad es donde se evalúa la tecnología necesaria ara la implementación del sistema.

Dado que el equipo de computo que posee la Aldea Universitaria cuenta con lo necesario para instalarle el sistema, no se procedió a realizar las cotizaciones para la compra de un equipo nuevo; esto de acuerdo con la información brindada por la coordinación. Esta aldea cuenta con equipos de computación por lo tanto la institución no tendrá que adquirir nueva tecnología, la misma pone al alcance del analista el equipo para desarrollar el sistema propuesto. La especificación técnica del equipo que está a disposición es el siguiente: Procesador Pentium IV de 2. 6 Ghz * Memona RAM de 960 MB * Disco Duro de 74,4 GB * Monitor AVI LCD, 14″ * Impresora HP multifuncional * Sistema operativo WINDOWS VISTA Factibilidad Económica La elaboración del sistema no tendrá ningún costo para la institución, pues la aldea c quipo y material necesario para la aplicació automatizado además es ningún hecho o situacion anormal de la realidad pueden tomarse sin una perfecta conceptualización, dicha tarea sólo puede ir desarrollándose a medida que entra en la naturaleza del propio objeto estudiado, tomando en cuenta estas consideraciones recordando el carácter teórico práctico del proceso del conocimiento, es que podrá decidirse la importancia del trabajo el cual tiene como punto de partida una sólida perspectiva teórica, la misma tiene como propósito darle a la investigación un sentido coordinado y coherente. A continuación se presentan los antecedentes de la investigación, asimismo los basamentos teóricos que la sustenta, de esta manera el lector tendrá los conocimientos previos a la propuesta señalada. Antecedentes Teóncos y Tecnológicos Son difíciles algunos segmentos de las sociedades que no e hayan visto afectados, de alguna forma, por el manejo de la información. De hecho, durante la historia se ha tenido la necesidad de usar distintos sistemas de información para ejecutar las labores.

Entre los antecedentes encontrados en esta investigación se tienen los siguientes: Para Naranjo (1998), en su trabajo de grado titulado Diseño de un Sistema de Información Gerencial que swa de apoyo en la Toma de Decisiones de la Alta Gerencia del Grupo Químico, planteó como objetivo general proponer un sistema automatizado que permitiera el manejo de la información en forma gráfica y esumida para dar apoyo a la toma de decisiones por parte de la alta gerencia del grupo químico para mejorar el manejo del negocio, y para lograr su objetivo estudió el funcionamiento del sistema actual que pose(an (sus debilidades y fortalezas, los requerimientos de la información por parte de la gerencia, las áreas que formarían parte del sistema de apoyo gerencial, donde recomendó al finalizar el diseño del sistema de información gerencial, su implantacion con la finalidad de que la alta gerencia cuenta con una herramienta poderosa en el manejo de la información, sugerencia q a con el desarrollo de a investigación planteada, implantación de un la implantación de un proceso automatizado, los investigadores pretenden mejorar, el mecanismo del control de la información, a objeto de obtener una verificación rápida de la data, sobre determinadas operaciones que le permitan aplicar oportunamente de controles administrativos en pro de la organización y el servicio al cliente. La investigación anteriormente descrita, sirve de apoyo a ésta, debido a que se torna a un Sistema de Información Gerencial como factor esencial, para mejorar la calidad del funcionamiento de la organización.

Ahora bien, Quintero (2001), realizó una investigación titulada «Implantación de un Nuevo Sistema de Control de Inventarios e Investigación Acerca de los Resultados de su Aplicación», planteándose como objetivo general, estudiar y realizar el Sistema de Control de Investigación de la empresa y aplicar ajuste, correcciones y adaptaciones que sean necesarias para garantizar el acuerdo abastecimiento, logrando llegar a la conclusión que un sistema de control de inventarios diseñados especialmente paras las necesidades de la empresa constituye un factor esencial en las políticas de producción y venta así como n las proyecciones funcionales, puesto que permite garantizar el adecuado, suficiente y oportuno sumnistro de materia prma para la producción con el mínimo posible de inversión estática en los inventarios que lo supone y significa ahorro de dinero y racionalidad de la producción. El software de monitoreo fue desarrollado en el lenguaje Visual Basic 5. 0 para realizar una interfaces basadas en Windows 95.

La filosofía del proyecto es que el sistema pueda ser utilizado por cualquier persona, tanto en su parte de configuración como en su parte de monitoreo, para no tener necesidad de contratar ersonas especlallzadas en los equpos del sistema para su configuración y establecimiento en el nodo; se utilizó una librería llamada Powertcp para el manejo del protocolo SNMP bajo TCP/IP y el Sistema está en la capacidad de agregar, remover y configurar cada nodo. La investigación menciona ente, es muy importante muy importante para esta, ya que se implementó un Nuevo Sistema de Control de Inventanos e Investigación sirviendo de apoyo a esta indagación.

De igual manera, Bauza (2002), realizó una investigación tltulada Sistema IABN (Instituto Autónomo Biblioteca Nacional), ella ue de tipo estructural o de sistema, en donde se propuso el desarrollo de un modelo operativo factible, además, esto permitió elaborar un instrumento para un sistema operativo viable, con el objetivo de solucionar problemas de procedimientos y normas, así como de tipo práctico por medio de la cual se garantizaba un servicio que prestamos con la calidad que (IABN) brinda a toda la nación. Los datos fueron obtenidos a través del cuestionario diagnosticado, estos fueron basados en una matnz de doble entrada y expresados en términos porcentuales por medio de procedimientos estadísticos. Este trabajo proponía una base de datos que fuera dirigida a facilitar el servicio de préstamos centralizados de libros y otros documentos.

La investigación antes mencionada, se relaciona con el objeto de estudio de esta ya que los nombres de los estudiantes deben ir almacenados en una base de datos para así poder llevar el control de los mismos. Bases Teóricas y Tecnológicas A continuación se presenta la perspectiva teórica que, se maneja para el desarrollo de la investigación planteada, la cual tiene como propósito suministrar un sistema coordinado y coherente de onceptos y proposiciones, que permitan abordar el problema, a manera de establecer un marco referencial para la interpretación de los resultados del estudio planteado. Sistema Conjunto de dos o más elementos de cualquier clase interrelacionados entre sí, que puede dividirse en partes o subsistemas.

Se debe considerarse como un todo puede dividirse en partes o subsistemas. Sistema de Información Procesa datos, en forma t ser utilizados por Incluido en el sistema están los componentes que ejecutan funciones tales como: la percepción, clasificación, transmisión, almacenamiento, recuperación, transformación. Su propósito prmordial es proporcionar información para la toma de decisiones y la coordinación. En el sentido más amplio el sistema de información incluye todos los componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinación y advertencia tanto humanas como automáticas. Según Davis (1974), «Un sistema de información…

Es un sistema hombre/ maquina integrado que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de declsiones en una organización’ . A esta definición es conveniente agregar lo siguiente «El concepto de sistema/hombre/máquina mplica que algunas tareas la realiza mejor el hombre, mientras que otra las hace mejor la maquina… un sistema integrado está basado en el concepto de que haber integración de datos y procesamiento. La integración de datos es ejecutada por la base de datos mientras que el procesamiento integrado es ejecutado por un plan general del sistema» (pág. 51 Registro de Información Es el procedimiento mediante el cual se anota, señala o transcribe información; va a ser uno de los términos más usado en esta investigación.

Estos registros son recolecciones de valores omados por campos de datos dichos valores forman los registros de datos, almacenados en algún medio que puede ser un cerebro humano, una hoja de papel, la memoria de un computador o un dispositivo de almacenamiento. Tipos de Registro de Información La información puede ser registrada de forma manual este tipo de registro se realiza empelando para ellos llbros, formatos, entre otros. Estos son clasificados, organizados y archivados para que al momento de realizar la búsqueda de datos se obtenga con facilidad. La forma automática se ut quipos computacionales, a través de estos se pued os programas para