INTRODUCCIÓN De conformidad con la Constitución Poltica, Colombia es un Estado Social de Derecho, fundado en la prevalencia del interés general, entre cuyos fines esenciales se encuentra el servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar los principios, deberes y derechos consagrados constitucionalmente. Para el cumplimiento de los fines del Estado, es necesario el aprovisionamiento de bienes, obras y servicios por parte de los órganos públicos, 8 de los contratos no e tr y servicios tendiente log* legal, armónica y efic de la Judicatura- Dire n.
Luego el objeto de bienes, obras ado en forma onsejo Superior istración Judicial, en cumplimiento del articulo 160 del Decreto 1510 de 2013, se permite adoptar el Manual de Contratación para la Rama Judicial, orientado a que en todos los procesos de contratación se garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación de la entidad, sujetos a los principios de planeación, eficacia, eficiencia, economía, selección objetiva, celeridad, imparcialidad, publicidad, transparencia y manejo del riesgo.
Este manual de contratación, tiene como objeto fijar los lineamientos y disponer las reglas, principios, procedimientos, irectrices y orientaciones que rigen los procesos de contratación de la Dirección Ejecutiva de la Administración Judicial y Direcciones Ejecutivas Seccionales, así como determinar, la forma como opera la gestión contractual de la entidad, atendiendo a los artículos 99 v 103 de la Lev Esta Estatutaria NO 270 de 1996, que establecen como función de los Directores Ejecutivos de Administración Judicial, contratar a nombre de la Nación -Consejo Superior de la Judicatura, para ejecutar los planes y proyectos de inversión y adquirir los bienes, obras y servicios para el funcionamiento de la Rama Judicial. Este documento es también un instrumento de gestión estratégica, puesto que tiene como uno de sus propósitos fundamentales semir de apoyo al cumplimiento de los objetivos misionales de la Dirección Ejecutiva de la Dirección Judicial, entre ellos, el apoyo técnico y administrativo a la función judicial que realizan los jueces y magistrados, y la definición de las políticas y directrices orientadas a la eficiente y eficaz gestión administrativa de las Direcciones Ejecutivas Seccionales. Todo empleado que intervenga en cualquiera de las etapas del proceso de contratación, responderá por sus actuaciones u mlslones.
SECCION CAPITULO PRIMERO DISPOSICIONES GEN ERALES ARTICULO 1 NATURALEZA DE LA DIRECCION EJECUTIVA DE LA ADMINISTRACION JUDICIAL De conformidad con Ley Estatutaria de Administración de Justicia es el órgano Técnico Administrativo que tiene a su cargo la ejecución de las actividades administrativas de la Rama Judicial, con sujeción a las politicas de la Sala Administrativa se del Conseio Superior de la en la consecución de sus fines en relación con la delegación y desconcentración de funciones, la vigilancia y control de la ejecución contractual para la adquisición de bienes, obras y ervicios con recurso de funcionamiento o inversión.
Este manual aplica a los procesos de contratación que adelante la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y las Direcciones Seccionales, que se rigen por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, desde la identificación de la necesidad de adquirir un bien, servicio, ejecutar una obra hasta el cierre del expediente del proceso de contratación, según los artículos 30 y 37 del Decreto 1510 de 2013 0 la norma que lo modifique, sustituya o complemente, se incluyen las fases de planeación, selección, contratación, ejecución y liquidación. ARTÍCULO 30 PRINCIPIOS Y POSTULADOS En consideración a que este manual de contratación, es una norma de principios que deben prevalecer, se acatarán los principios de transparencia, economía y responsabilidad, de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo (Ley 80 de 1993).
En la interpretación de las normas sobre contratos estatales, elativas a procedimientos de selección y escogencia de contratistas y en la de las cláusulas y estipulaciones de los contratos, se tendrá en consideración los fines y los principios de que trata la Ley, los mandatos de la buena fe y la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracteriza a los contra la buena fe y la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracteriza a los contratos conmutativos. 1 Los principios aplicables a la actividad contractual como función administrativa y de gestión fiscal, de conformidad con la Constitución y las Leyes 80 de 1993, 1437 de 2011, 489 de 1998, y 2 de 1993, para lograr la consecución de los fines del Estado y de la contratación a título enunciativo, son: 1.
Transparencia: «El principio de transparencia dispone que la selección de los contratistas debe «edificarse sobre las bases de i) la igualdad respecto de todos los interesados; ii) la objetividad, neutralidad y claridad de la reglas o condiciones impuestas para la presentación de las ofertas; iii) la garantía del derecho de contradicción; W’) la publicidad de las actuaciones de la administración; v) la motivación expresa, precisa y detallada del Informe de evaluación, del acto de adjudicación o de la eclaratoria de desierta; vi) la escogencia objetiva del contratista idóneo que ofrezca la oferta más favorable para los intereses de la administración… «2 2.
Economía: Pretende que la actividad contractual obedezca a una verdadera planeación para satisfacer necesidades de la comunidad y además exige al administrador público el cumplimiento de los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable. Art 25 Ley 80 de 1993, Art. 5 Decreto 019 de 2012 Art. 50. 3. Publicidad: Principio en virtud del cual, las entidades deben oner a disposición de los administrados, todas sus actuaciones, con el objetivo de garantizar la transparencia y permitir la participación de quienes se encuentren interesados en ellas. Art. 2 la transparencia y permitir la participación de quienes se encuentren interesados en ellas. Art. 25 Ley 80 de 1993 » . EI principio de publicidad se manifiesta de dos formas: como deber y como derecho.
Por una parte, se trata del deber que tienen las entidades contratantes de comunicar a los administrados la totalidad de las actuaciones que realizan dentro de los procesos de selección de sus contratistas. … ). Por otra parte, el principio de publicidad adquiere la dimensión de derecho, pues quienes estén interesados en contratar con el Estado tienen el derecho a conocer las actuaciones de la Administración… «3 4. Selección Objetiva: «… Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva… » Art. 50 Ley 1150 de 2007. 5. Responsabilidad: Principio éste que «… mpone al servidor úblico la rigurosa vigilancia de la ejecución del contrato, incluida la etapa precontractual, por cuanto atribuye la obligación de realizar evaluaciones objetivas sobre las propuestas presentadas, de acuerdo con los pliegos de condiciones efectuados con anterioridad… «4 6. Buena fe: «… En virtud de este principio, las autoridades y los particulares presumirán el comportamiento leal y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes… » «… Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual e presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas. «… El principio de buena fe estrechamente relaciona aquellos adelanten ante éstas. » ..
EI principio de buena fe se encuentra estrechamente relacionado con el principio de planeación que, como pilar de la actividad negocial, exige que la decisión de contratar responda a necesidades identificadas, estudiadas, evaluadas, planeadas y presupuestadas previamente a la contratación por parte de la administración… «5 Los servidores que participen en los procesos de contratación, tendrán en consideración que, al celebrar los contratos y con a ejecución de los mismos, la entidad busca el cumplimiento de los fines misionales y la continua y eficiente prestación de los servicios a la Rama Judicial, para el ejercicio de la cumplida y pronta administración de justicia, para ello deberá, además de los principios anteriormente enunciados, cumplir los postulados que a continuación se definen: 1.
Prevalencia del Interés General: «Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de a dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del interés general». Artículo 1 de la Constitución Política. 2. Debido proceso: «La jurisprudencia constitucional ha definido el derecho al debido proceso, como el conjunto de garantías previstas en el ordenamiento jurídico, a través de las cuales se busca la protección del individuo incurso en una actuación judicial o administrativa, para que durante su trámite se respeten sus derechos y se logre la aplicación correcta de la justicia.
Se muestra como desarrollo del principio de legalidad, pues epresent correcta de la justicia. «… Se muestra como desarrollo del principio de legalidad, pues representa un límite al ejercicio del poder público… «6 3. Igualdad: «… El principio de igualdad implica el derecho del particular de participar en un procesos de selección en idénticas oportunidades respecto de otros oferentes y de recibir el mismo tratamiento, por lo cual la administración no puede establecer cláusulas discriminatorias en las bases de los procesos de selección, o beneficiar con su comportamiento a uno de los interesados o participantes en perjuicio de los demás.
En consecuencia, en virtud de este principio los interesados y participantes en un proceso de selección deben encontrarse en igual situación, obtener las mismas facilidades y estar en posibilidad de efectuar sus ofertas sobre las mismas bases y condiciones. „ Por ende, este principio implica, entre otros aspectos, que las reglas deben ser generales e impersonales en el pliego de condiciones, otorgar un plazo razonable para que los interesados puedan preparar sus propuestas… » 7 4. Moralidad: «… La actuación administrativa debe ceñirse a los postulados de la ética y cumplirse con absoluta transparencia en nterés común. En tal virtud, todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas… «8 5.
Celeridad: Corresponde a las autoridades el impulso oficioso de los procesos administrativos, para lo cual deben utilizar, entre otros, formularios gratuitos para actuaciones en serie, cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y suprimir los trámites innecesarios, cuando sea de su competencia. Art. 4 del Decreto 019 de 2012 7 se 6. Imparcialidad: Se entiende que todas las actuaciones de los ervidores judiciales son imparciales, objetivas y con sujeción a la ley. 9 «… Denota que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas, sin ningún tipo de discriminación; exige la igualdad de tratamiento.. 10 7.
Libre Concurrencia: entraña, la no discriminación para el acceso en la participación dentro del proceso de selección, a la vez que posibilita la competencia y oposición entre los interesados en la contratación. Consecuencia de este principio, es el deber de abstención para la administración de imponer ondiciones restrictivas que impidan el acceso al procedimiento de selección… » 1 1 8. Valoración de los costos ambientales: «… principio que implica la incorporación y aplicación de los conceptos de economía del bienestar con el fin de cuantificar las pérdidas causadas por el uso y deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente» 12.
Atendiendo a este principio el Dirección Ejecutiva de Administración Judicial desarrollará sus actividades misionales y de apoyo con el debido respeto por la protección del medio ambiente. Postulados a. PRIMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMA 13 «… La primacía de lo sustancial sobre lo formal se enmarca bajo la siguiente premisa: no p r se las propuestas por 8 OF se ausencia de requisitos o fa entos que verifiquen las de las propuestas y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, los cuales serán subsanables a petición de la entidad licitante, respetando la transparencia e igualdad de todos los participantes.
Se materializa esta premisa, adoptando medidas de saneamiento del proceso de selección tendientes a que los meros defectos formales, que no afecten sustancialmente la oferta, referidos a a documentación o instrumentalización de la misma, priven a la administración de considerar una oferta por causa de tales falencias… » b. DEBIDO PROCESO «… En virtud del principio del debido proceso, las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción… » Se aplicará a toda clase de actuaciones administrativas y será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. «…
En desarrollo de lo anterior y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que corresponde a las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, tendrán la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Así mismo podrán declarar el incump propósito de hacer efectiva la cláusula contratista. Asi mismo podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato. Parágrafo.
La cláusula penal y las multas así Impuestas, se harán efectivas directamente por las entidades estatales, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva… » 14 c. SELECCION OBJETIVA «… La selección objetiva, según lo enseña la jurisprudencia de la Sección Tercera del Consejo de Estado, es una regla de conducta de la actividad contractual, así como un principio que orienta los procesos de selección tanto de licitación pública como de contratación directa, y un fin, pues apunta a un resultado, cual es, la escogencia de la oferta más ventajosa para los intereses colectivos perseguidos con la contratación… (… El Legislador al definir lo que se entiende por selección objetiva, pretende regular la escogencia de la mejor oferta mediante un proceso n el que prime la transparencia, la imparcialidad e igualdad de oportunidades, ajena a consideraciones subjetivas, para lo cual juegan un papel preponderante los factores y criterios de selección que en función de la específica necesidad pública haya fijado la administración en los pliegos. Por estas razones la consagración legal del deber de selección objetiva se enmarca dentro de la institución del acto Para la actividad contractual de las entidades estatales, el legislador ha establecido un conjunto de normas que obligan a la administración a seleccionar objetivamente a su contratista im 0 DF 58
