Manual administrativo

Manual administrativo gy zamischoc ‘IORúpR 16, 2011 56 pagos INDICE ii Introducción | 2 Justificación | 7 Objetivos: generales y específicos | 9 Caracterización del área en la que participó 10 | Problemas a resolver, con su respectiva priorización. 20 Alcances y limitaciones. 2 Fundamento teórico 24 | Procedimiento y descripción de las actividades realizadas 49 Conclusiones y recomendaciones | 96 | Referencias bibliográficas y virtuales 98 INTRODUCCION Haroldo Herrera (200 representan una guía de soporte para la o «Los PACE 1 ors6 to View nut*ge Ad istrativos omo herramienta ?n, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración». or ser considerados eficaces en la toma de decisiones son de gran apoyo en la administración, facilitan el aprendizaje por estar orientadas a las respectivas áreas de la organización y describen las actividades que se llevan a cabo en él. Para los usuarios de los manuales son de gran ayuda porque en ellos de describe información ordenada y sistemática, en la ual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales públicas son de de gran apoyo para la realización de sus actividades, sobre todo porque son regulados por otras instituciones del mismo Gobierno, los que delimitan todos sus parámetros a seguir en su administración. Existen varios procesos en la administración de una institución pública, es por ello que deben describirse a detalle todos sus procedimientos para que puedan funcionar de manera correcta.

Miguel Alemán Manuales de Organización y Procedimientos son elementos valiosos para el reclutamiento, selección y promoción del personal y para la instauración del Servicio Civil de Carrera; son herramientas para la detección de áreas de oportunidad y el perfeccionamiento del quehacer gubernamental; puntos de referencia que orientan a los servidores públicos y permiten a los directivos detectar desviaciones y omisiones en el desempeño de sus responsabilidades, e instrumentos útiles en la realización de tareas de evaluación y fiscalización».

Este documento es resultado de una investigación bibliográfica, on el apoyo en diversos autores se pudo realizar un manual de procedimientos. Un manual de procedimientos para Rodríguez Valencia como objetivo expresar en forma analítica los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía con la que se explica al personal cómo hacer las cosas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.

El seguimiento de este manual aumenta la confianza en que el personal utilice los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo» El presente manual es desarrollado en la Facultad de Ingeniería, específicamente en el área de contabilidad. Para la elaboración del manual, se realizo un diagnostico de la situac 2 OF de contabilidad. situación del departamento, se realizó un análisis de su estructura departamental y las actividades que se llevan a cabo en él. Como resultado de ello se pudieron identificar algunas problemáticas sobre las cuales se trabajo.

La existencia de un Manual de Organización donde se describen los puestos y las actividades que realiza cada puesto, necesitaba ser reestructurado, debido a los cambios que han sufrido los uestos y las actividades que se describen en él. La reestructuración del manual dio como origen que surgiera la necesidad de aplicar entrevistas al personal del departamento y recolectar la información necesaria para la descripción actual de los puestos y la identificación de las actividades que se realizan. ara ello se diseño un formato entrevista donde se eligieron preguntas precisas y concisas que describan las actividades que realiza cada uno de las personas que integran el departamento. Para Manuel Fernández (1995, p. 58) la descripción de los puestos de Trabajo «es la exposición detallada, estructurada, ordenada y istemática, según un protocolo dado, del resultado de un análisis de puestos de trabajo.

Esta exposición podrá ser redactada en prosa en forma narrativa o presentada en formatos codlficados, según reglas previamente establecidas o en forma mixta, y no tiene que incluir necesariamente la especificación, aunque es común que se acompañe» Con la información necesaria recolectada del personal se describen los puestos de trabajo. Se presentan los puestos en un organigrama, donde se representa la jerarqu(a de autoridad que existe en el departamento.

Se identificaron las actlvidades que se llevan a cabo en el epartamento, los procedimientos de las actividades, así como las responsa que se llevan a cabo en el departamento, los procedimientos de las actividades, así como las responsabilidades de los puestos. Ya identificados los procedimientos de las actividades se describen de manera grafica en diagramas de flujo, para ser más comprensibles. para Joseph M. Juran. (1990, p. 17) el diagrama de flujo es un medio grafico para describir las etapas de un proceso.

Se representa en diagramas de flujo los procedimientos de cada una de las actividades que realiza el departamento de contabilidad. Posteriormente se describe a detalle cada uno de los procesos. Los documentos necesarios para su desarrollo de cada actividad y los puestos que involucra. Serán de mucha ayuda para el personal del mismo departamento, para el personal de nuevo ingreso y para las personas que involucradas con el departamento. JUSTIFICACIÓN.

La Facultad de ingeniería cuenta con un manual de organización, elaborado en el año de 1999, donde se descrlben los puestos de forma general y especifica, en él se describen las actividades que realizan en toda la organización. Éste trabajo solo se concentrará specíficamente en el departamento de contabilidad. Con el paso de los años han surgido nuevas necesidades que han originado que las actividades de los puestos sufran cambios en sus procesos, han surgido nuevos actividades y han desaparecido otros que ya no son importantes, que no están descritos en el manual existente.

Por lo que surge la necesidad de reestructurarlo. En éste manual se describirán los puestos que han surgido de acuerdo a las necesidades, las actividades que realizan cada una de las personas que integran este departamento y los procesos de necesarios para cumpli tividades que se realiza que se realiza en él. El presente manual debe proporcionar la información referente * puestos * Actividades Secuencia de las actividades * Requisitos * Tiempo de realización de cada una de las actividades.

La información del manual puede ser utilizado por el personal de la Facultad de ingeniería específicamente en el área de contabilidad, para resolver dudas que surjan durante el desarrollo de sus actividades. Será de gran ayuda para el personal de suplencia, cuando alguno de base necesite faltar a su trabajo. También puede ser utilizado por los funcionarios de la Facultad ara conocer los procedimientos del departamento de contabilidad, y de ésta manera tener la información necesaria, y poder realizar sus actividades de acuerdo con lo establecido en el manual.

El resultado de mayor relevancia es la obtención de la uniformidad de las actividades que realizan en le departamento. OBJETIVOS: GENERALES Y ESPECIFICOS Objetivo General Actualizar el manual de organización, con la finalidad de definir la estructura operativa del departamento de contabilidad Objetivo Especifico 1. Definir los puestos del departamento 2. Crear un organigrama del departamento 3. Describir los procesos del departamento . presentar los procesos del departamento en diagramas de flujo. CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA EN LA QUE PARTICIPÓ. OF El que hacer de la Universi a de Yucatán Facultad se han determinado como prioritarios para el desarrollo de la reglón y del país. Adicionalmente se considera que este grado de éxito debe ser medido en la propia sociedad y que estas medlciones deben retroalimentarse en la orientación que debe darse a los programas de estudio o reforzar y ratificar sus acciones diarias, considerando que la universidad debe estar inmersa en la sociedad y que es por lo tanto un deber stablecer estrechos vínculos entre ellas.

Para lograr lo anterior se considera: Que la facultad requiere realizar funciones que tradicionalmente se han llamado de docencia, investigación y extensión, de una manera integrada como no se ha realizado previamente, como una manera idonea para alcanzar la visión y la misón. Que para llevar a cabo estas funciones se requiere de recursos idóneos, actualizados y en cantidad y calidad adecuadas, tales como: planta académica, administrativa y de servicios; planta o infraestructura física de diversa índole como laboratorios, talleres, ulas, audiovisuales, salas de lectura, biblioteca, cubículos para profesores, etc. equipamiento para esa infraestructura en óptima concordancia con los requerimientos de los programas de estudio y las líneas de aplicación y generación del conocimiento; sistemas de información documental eficientes y suficientes (libros, bases de datos, material multimedia educativo, software educativo y profesional en el área, etc. ) y sistemas de teleinformática para comunicación interna y externa.

Visión La Facultad de Ingeniería de la UADY consolidará su liderazgo cadémico regional en la formación de ingenieros, se proyectará sobre todo el territorio nacional y estará en capacidad de competir exitosamente fuera de las fronteras de México. Nuestros graduados estarán a la vanguardia y serán líderes en el siglo XXI en 6 OF fronteras de México. Nuestros graduados estarán a la vanguardia y serán lideres en el siglo XXI en la creación de la infraestructura y la modernización tecnológica de México.

Utilizando sus conocimientos, habilidades y liderazgo crearán y utilizarán la tecnología para atender las demandas de desarrollo, crecimiento bienestar de la sociedad, teniendo un especial compromiso con ella a través de una práctica profesional ética y de calidad, que optimice los recursos y sea consciente del impacto que puede causar en el medio ambiente, tratando en todo momento de minimizarlo.

Misión La Facultad de Ingeniería de la UADY, tiene como misión formar recursos humanos, desarrollar investigación y difundir la cultura en la disciplina de la ingeniería, atendiendo a las necesidades de crecimiento y desarrollo de la sociedad, con espíritu innovador y de excelencia, adecuándose a los cambios que se producen en el aís y en el mundo. Su actividad principal se orienta a la transmisión, generación y aplicación del conocimiento, ofreciendo programas en el nivel de licenciatura y maestría y eventualmente de doctorado.

Aplicará una práctica docente de excelencia, que sea no sólo transmisora del conocimiento, sino formadora de valores y de una cultura de autogeneración del conocimiento. Desarrollará una actividad investigadora de calidad y con identidad, entendiéndola no sólo como solucionadora de problemas, sino formadora de recursos humanos creativos. Cumplirá con el compromiso social de ifundir trabajos, logros y cultura relacionados con la ingenier[a.

Estructura Organizacional El proyecto fue realizado en el departamento de contabilidad, está integrado por seis personas que realizan las actividades necesarias para el funcionamiento del departamento: . Jefe del departamento 2. Cajera Ge 1. Jefe del departamento 2. Cajera General 3. Responsable de las Compras 4. Responsable de Patrimonio 5. Responsable del área de investigación 6. Responsable del control de los Recursos Propios. El manual de organización existente se describe la función Genérica del puesto y las actividades espec[ficas; la información s la siguiente: 1 . Jefe del Departamento.

FUNCION GENERICA: Supervisar y controlar la aplicación del presupuesto asignado a la Facultad, así como que se lleven adecuadamente los registros contables Requeridos. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS. 1 . Verificar que se mantengan actualizados todos los registros y controles de las actividades del Departamento a su cargo. 2. Coordinar y supervisar las actividades referentes a los registros contables. 3. levar el control de presupuesto por gastos ordinarios y extraordinarios asignados a la Facultad. 4. Coordinar y supervisar la elaboración de los informes conómicos y balances de los ingresos propios de la Facultad. . Supervisar que los comprobantes o facturas de egresos de la Facultad cumplan con los requisitos fiscales. 6. Supervisar la elaboración de los informes financieros que sean requeridos por la Dirección General de Finanzas de la Universidad Autónoma de Yucatán. 7. Coordinar y supervisar el control de los bienes muebles de la Facultad. 8. Supervisar las altas, bajas y cambios en muebles y equipos de la Facultad. 8 OF 9. Verificar todas las requi macén para realizar su las requisiciones del almacén, del IVA, y del 10 % sobre honorarios. 1 1 . Realizar todas las gestiones que se requieran con los bancos. 12.

Solicltar vales de gasolina y distribuirlos a todas las áreas operativas que lo requieran. 13. Coordinar todas las actividades de cobranza. 14. Llevar el control de contrarrecibos para su respectivo cobro a la IJADY. 15. Revisar y verificar los saldos por antigüedad de cuentas por cobrar, para su envío a la IJADY. 16. Realizar ante la UADY comprobaciones de gastos por proyectos. 17. Apoyar al Departamento de Recursos Humanos de la Facultad para resolver problemas relacionados con el personal. 18. Verificar los documentos para reembolsos de gastos rdinarios y extraordinarios que se envían para su cobro a la IJADY. 9. Apoyar al personal que tenga presupuesto asignado dentro de los programas especiales de la IJADY. 20. Revisar, verificar y controlar los movimientos presupuestales de los programas especiales de la UADY. 21 . Proporcionar al Secretano Administrativo la información que se requiera para la elaboración del presupuesto anual. 22. Asignar actividades específicas al personal a su cargo. 23. Verificar que se proporcione al personal a su cargo el material y equipo necesario para el correcto y oportuno desempeño de sus labores. 24. Atender a todas las personas que deseen tratar asuntos de su competencia. 5. Recibir y dar contestación a la correspondencia que le sea dirigida. FUNCION GEN ERICA: Llevar un control de los co que se realizan en la Facultad por los diversos s e proporcionan, tanto a actividades de archivo y captura de información relacionada con el patrimonio. ACTIVIDADES ESPECIFICAS: levar el registro y control del Patrimonio Universitario de la 2. Mantener actualizado el inventario de los bienes de la Facultad. 3. Efectuar los cambios que se requieran en el mobiliario, así como registrar las a tas y bajas de los mismos. 4.

Llevar el archivo de la documentación patrimonial que se genere en el Departamento. 5. Elaborar el resguardo del mobiliario que lo requiera. 5. Atender al personal que acuda a sollcltar información relacionada con el inventario. 7. Cumplir con las actividades y comisiones que le sean expresamente encomendadas por su jefe inmediato. 4. Asistente Administrativo FUNCION GENÉRICA: Llevar los registros contables que se requieran y procesar la información de las áreas de servicios, de posgrado, de licenciatura, de los programas especiales, así como emitir los reportes correspondientes.

ACTIVIDADES ESPECÍFICAS: evar la contabilidad de las áreas asignadas en pólizas de ingreso, egreso y diario. 2. Realizar el proceso contable mensual para obtener los siguientes reportes: auxiliares, mayor, comprobación, relación de saldos, diario general, balance, estado de resultados por áreas y global e informe económico. 3. Llevar el control de la retención sobre honorarios e IVA trasladado. 4. Elaborar y revisar el listado de cuentas por cobrar de las áreas del Departamento de Servicios a la Comunidad, de los Laboratorios y de la Unida e Investigación. 5. Efectuar las conciliacion on las Instituciones