La secretaria

La secretaria gy mechas 123 ,qexaúpR 02, 2010 34 pagos INTRODUCCION El mundo de la oficina está cambiando por momentos y con ello, también cambian las profesiones que lo rodean. Es el caso del secretariado, un empleo que ha evolucionado con el paso de los años y que ha lavado totalmente su cara después de la inserción de la tecnología en los procesos de administración clásicos. Este cambio ha modernizado técnicas y procesos y ha dado un nuevo enfoque a la profesión.

Las redes locales de computadoras y las redes de área amplia están al alcance de cualquier oficina, y ya todos los ejecutivos edactan y escriben sus propios memorandos, cartas y presentaciones. Ellos envian sus ofertas a través de la red, con los que evitan la entr PACE 1 oru externos que puedan ria correspondencia esc de información en fo secretariado se han do nicación (matices inal del mensaje). La so a la transferencia s del puesto de Esta redefinición del perfil pasa por ejemplo, por seleccionar personal con una capacitación mucho mayor, y como consecuencia, pagar también un sueldo más alto.

El que esté al cargo de este puesto debe saber que formará parte del equipo de trabajo como uno más. Podrá participar en las reuniones y sus piniones y valoraciones serán escuchadas y valoradas. La profesión deriva hacia un nuevo enfoque y cada vez más, sus funciones se asemejan a las de la asistencia administrativa. La empresa actual requiere una preparación completa por parte del trabajador, que incluya segundos y terceros idiomas, ad Swlpe to vlew nexr page administración, contabilidad, mercadeo y ventas.

Se buscan candidatos con habilidades interpersonales, de liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que confronta a diario la empresa de nuestros días. OBJETIVOS ?? Evaluar la calidad de atención al cliente de la Agencia 21 1 Barquisimeto del Banco de Venezuela Grupo Santander. Específicos • Diagnosticar la situación actual del servicio de atención al cliente de la Agencia 211 Barquisimeto del Banco de Venezuela Grupo Santander. • Determinar los factores que inciden en la fuerza de trabajo a la hora de prestar un servicio. ?? Comparar los parámetros del Kaizen-Gemba con el servicio real prestado a los clientes de la sucursal 211 Barquisimeto del Banco de Venezuela Grupo Santander. LA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO I . LA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO 1. 1. LA SECRETARIA 1 . . 1 . ¿Cuáles son las principales funciones de la secretaria de dirección? Desarrollar su capacidad de ayuda a los directivos, tomando conciencia de las tareas y responsabilidades del Secretariado de Dirección: * Colaborar eficazmente e ón y seguimiento de las 1 . 1. 3. ¿Cuál es el sueldo mínimo y máximo que cobra una Secretaria de Dirección?

El salario actual mínmo es de setecientos mil pesos (3700. 000), y el salario máximo es de novecientos mil pesos ($900. 000), o el acordado por la empresa. 1 . 1. 4. ¿Qué perfil demandan hoy en día las empresas? Según las competencias que la empresa necesite. 1 . 1. 5. ?Existe un código deontológico de la profesión del secretanado? Si, Toda profesión consolidada dispone de unos principios éticos por los que se rige la conducta de todos los profesionales que forman parte de ella. Estos principios se estructuran y determinan en forma de Código Deontológico.

Igual que ocurre con abogados, médicos, psicólogos o trabajadores sociales, la profesión del Secretariado tiene un Código Deontológico ¿conoces cuál es? ¿Sabes de qué principios consta? La Junta Directiva de Federación Nacional de Asociaciones e Secretariado (PENAS) nos facilita el Código Deontológico del/la Secretario/a. PRINCIPIOS Son principios fundamentales de las normas éticas de conducta del/la secretario/a los siguientes: DIGNIDAD Debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dig INTEGRIDAD secretaria?

La integridad (el secreto) 1 . 1. 7. ¿Qué idiomas son los más demandados? El ingles y el español bien hablado 1 . 1. 8. ¿Qué nuevas competencias debe asumir la secretaria de Puede hacerse cargo de otras funciones de carácter ejecutivo que el jefe delega en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareas varían en cada empresa. 1. 1. 9. ?Cuál debe ser la imagen de una secretaria de dirección? -Buena presentación personal – amabilidad y cortesía – ser responsable en el desempeño de sus funciones – tener su oficina ordenada – tener un buen lexico – tener cortesía, simpatía y buenos modales 2.

RELACION CON EL RESTO DE LA EMPRESA . 2. 1 . ¿Cómo motivar a mis compañeros? -trasmitiendo energía. -tener iniciativa -al llegar saludar -siendo siempre puntual -fomentando la cooperación y la calidad de las relaciones interpersonales en su entorno de actuación profesional. 1. 2. 2 ¿Cómo ser asertiva? Tener certeza sobre la cali cto que se ofrece, su 1. 2. 6. Me incorporo por primera vez a un trabajo ¿Cómo debo comportarme? Como todo una dama, son amabilidad con respeto, prudencla, interés, y mucho, mucho estilo. 2. 1. ORGANIZACION DEL TRABAJO Y GESTION DEL TIEMPO 2. 1. 1 . ¿Cómo organizar la jornada laboral?

Teniendo la información y documentación completa. 2. 1. 2. ¿Cuándo una tarea es urgente? Cuando el prima sobre las demás, cuando hay de por medio una demanda o un proceso jurídico, cuando el jefe lo solicite. 2. 1. 3. ¿Cuándo una tarea es importante? Todas las tareas siempre son importantes sobre todo Cuando se convierten en prioridad y necesidad de la empresa 2. 1. 4. ?Qué es una tarea de seguimiento? Darle trámite a algo pero seguir pendiente, para saber si es un recurso para la empresa. 2. 1. 5. ¿Cómo llevar una agenda paralela? Desarrollando los proyectos adecuadamente y diligencias de una empresa.

Siguiendo el proceso adecuado. 2. 1. 6. ¿Cómo gestionar eficazmente la agenda del directivo? Saber la hora, fecha, sitio, lugar y dirección. Tener en orden y organizadamente toda la documentación que se utilizara en el desarrollo de la agenda. 2. 1. 7. ¿Cómo planificar efi tarea? s OF Organizar con anteriorida e se va a llevar acabo el realizar reuniones es impórtate confirmar asistencia, tener la genda en orden y toda la documentación requerida es decir cada punto que se va a tratar en la reunión. 2. 2. ORGANIZACION DE REUNIONES 2. 2. 1 . ¿Qué he de tener en cuenta al organizar una reunión del equipo directivo de mi empresa? ?? No fomente reuniones innecesarias. • Permita que los participantes salgan y entren tan pronto su contribución sea necesaria o finalizada. • prepare una agenda y sígala. • Establezca al ser un l(mlte de tiempo. Empiece a tiempo y termine a tiempo. • Invite solamente a aquellos cuya asistencia sea necesaria y dígales lo que se espera de ellos. ?? Tenga siempre una persona presente que tome notas concisas. 2. 2. 2. ¿Qué documentación he de preparar para una reunión de empresa? Todos los informes y datos exactos Acta anterior Temas a tratar Resultados Posibles soluciones Proposiciones y varior 2. 2. 3. ?Qué es el orden del día y como se prepara? Son los pasos a seguir en una reunión o evento, se prepara teniendo en cuenta los puntos a tratar es declr la problemática del asunto y las posibles soluciones además de eso es importante tener en cuenta la aprobación de todos los asistentes a la reunion 2. 2. 4. ¿Qué ha de contene unión de empresa? reunión. 2. 2. . ¿Qué debe contener la sala donde se celebra una reunión? Computadores, video vip, teleconferencias, etc que le permiten racionallzar y simplificar las operaclones básicas. Además debe contar con un espacio físico debidamente alumbrado, ventilado. . 2. 6. ¿Cómo interrumpir una reunión? Se debe entrar en silencio, se debe escuchar si el tema es importante o no para poder pedir la palabra. 2. 2. 7. ¿Qué tipo de distribución es el idóneo? De trabajo: mirar con que personal cuento para organizar las actividades y luego mirar el tiempo en que lo debo realizar y por ultimo ejecutar las acciones antes planeadas 2. 2. 8. ?Cómo debo tratar a un cliente japonés que viene a negociar a mi empresa? Conocer y manejar su idioma, contestar solo lo que el cliente pregunta y de manera clara, sobre too con cortesía y amabilidad para que se lleve una buena impresión. . 3. ORGANIZACION DE VIAJES 2. 3. 1 . ¿Cómo obtener información sobre un pais que mi jefe visitara? Por medio del internet, pidiendo información por teléfono, por medio de revistas que posean la información adecuada del país, documentación de dicho país. 2. 3. 2. ¿Qué derechos tiene mi jefe como viajero en caso de overbooking? En caso de overbooking , el viajero podrá elegir entre que le eembolsen el precio del billete o le lleven de la forma más rápida posible al destino final. Al elección que haga, si la distancia del vuelo es igual ,500 km, le indemnizarán 3. 00 km. Además, mientras dura la espera, tiene derecho a la utilización del fax o del teléfono. Él overbooking es legal, por tanto tienes derecho a lo estipulado que es lo siguiente: Si se sufre una situación de overbooking, que está legalmente permitida, existen una serie de derechos que se deben hacer valer. En primer lugar, la compañ[a aérea tiene que devolver el precio del billete, o si se prefiere, trasladar al viajero al estino de la forma más rápida posible, además de recibir una indemnización, en metálico o en bonos de viajes.

Esta compensación asciende a 150 euros si el vuelo es de menos de 3. 500 kilómetros y a 300 euros si se supera esa distancia. Las indemnizaciones pueden reducirse a la mitad si el siguiente vuelo está disponible en dos o cuatro horas, respectivamente. Además, se tiene derecho a realizar una llamada o enviar un fax y a que sean costeados los gastos de hospedaje y manutención. Si en el vuelo alternativo es adjudicada una plaza de clase inferior a la que correspondía, se tendrá derecho al reembolso de la diferencia. ero si proporclonan un billete de clase supenor, no se está obligado a pagar más.

La reclamación de daños y perjuicios debe intentarse solucionar con la compañía aérea. Si no se llega a un acuerdo, se puede cumplimentar el impreso de reclamación (modelo 80) de la Dirección General de Aviación Civil (DGAC) si se trata de un aeropuerto español. En el extranjero, la reclamación se formulará conforme al cauce indicado por el aeropuerto, y deberá entregarse una copia en el aeropuerto español de destino. Si no se está de acuerdo con la solución que propone la compañía aérea, se puede d estino. aérea, se puede dirigir a la DGAC, que dictará resoluclón sobre el asunto.

Esta no es vinculante pero suele ser aceptada por la mayoría de las compañías aéreas. También se puede acudir a la Junta Arbitral de Consumo, aunque hay compañías no adheridas a este órgano. En vuelos chárter con tour-operadores a través de agencias de viajes se puede reclamar ante el Departamento de Turismo de la comunidad autónoma correspondiente. Si el vuelo se retrasa o cancela se tiene derecho a la devolución del importe del billete SI el retraso o cancelación son injustificados es decir, cuando no es por fuerza mayor), pero las compañías no están obligadas a responder de los daños y perjuicios.

Cuando son culpables del retraso es aconsejable informarse bien, ya que algunas ofrecen pago de la manutención, hospedaje, búsqueda de alternativas para realizar el viaje… Para reclamar hay que cumplimentar un formulario. Después, se puede reclamar la indemnización tanto en vía arbitral como judicial siendo imprescindible conservar el billete como prueba del contrato incumplido. 2. 3. 3. ¿Dónde puedo reclamar en caso de retraso o cancelación de un vuelo?

En la Aerolínea que buscamos para el viaje Ante la pérdida o rotura de nuestro equipaje o ante el retraso o cancelación de un vuelo, el viajero tiene unos derechos que puede hacer valer. En todos los casos hay que buscar el mostrador donde reclamar, dejar por escrito el motivo de la reclamación en el menos plazo posible y asesorarse por un experto ante la pérdida de objetos muy valiosos. Pérdida de maleta. un experto ante la pérdida de objetos muy valiosos. pérdida de maleta. Se puede pedir una indemnización económica tanto por la pérdida como por el extravío o deterioro del equipaje.

Lo primero ue hay que hacer es acudir al mostrador de reclamaciones y dejar una denuncia por escrito. Por extravío, en los vuelos nacionales hay un plazo de 10 días para presentar la denuncia. En el caso los vuelos internacionales, el plazo es de 21d(as. En caso de pérdida se puede exigir una indemnización de unos 300 euros por maleta en vuelo nacional y unos 20 euros por kilo en los pasajes internacionales. Retraso del vuelo. Si son unos minutos no pasa nada. Cuando excede de una hora la compañía debería ofrecer un refrigerio durante el vuelo. Si el retraso es de horas y llega la noche, se puede exigir a la compah(a n alojamiento.

Cancelación. Ante una cancelación de vuelo la compañía está obligada a recolocar a todos los pasajeros en otros aviones. Overbooking. Las compañías aéreas suelen vender más billetes que plazas hay en el avión. En ocaslones, cuando un pasajero llega con su billete en regla a embarcar dentro del horario previsto y le dicen que el avión ya está lleno a este fenómeno se le llama Overbooking. Esto está permitido en vuelos que salen desde un aeropuerto de la Unión Europea. En ocas ro puede embarcar sin problema y se le recoloca se…. Ante esta situación