La oficina

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION U. E. N “25 DE MARZO” SAN MATEO EDO ARAGUA [pic] PROFESORA: ALUMNOS. : YAJAIRA MARTINEZ SARMIENTO GALINDO BRACHO ors to View nut*ge RODRIGUEZ CONCEPTO DE OFI MAURI CARMEN MICHELL GLEIBER Una oficina es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la funcion y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto.

En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un itio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudlos acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía.

Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica. las personas que prestan sus servicios, que trabajan dentro de sa oficina, son el recurso primordial y indispensable para que el trabajo se lleve a cabo. Dotación: esta conformado por los elementos que se requieren para realizar el trabajo: escritorio, teléfono, computadora, y un archivo. FINALIDAD DE LA OFICINA DENTRO DE LA EMPRESA El administrador financiero debe asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales.

Lo anterior se da como consecuencia de la necesidad de los órganos directivos de la empresa en buscar y cumplir los objetivos empresariales, aquí es donde realmente los encargados del área financiera toman una gran relevancia dentro del rganigrama de la organización, ya que son ellos los que elaboran con su gestión el futuro deseable y seleccionan las formas de hacerlo factible, haciendo que las personas que están a su cargo funcionen como un sistema global utilizando las metodologías y herramientas necesanas para formar un grupo estratégica y tácticamente consistente que busque las metas empresariales propuestas por los altos mandos.

El contraste que se presenta entre manejar y dirigir una empresa es bastante obvio, pero cuando estos se ven relacionados desde el punto de vista del crecimiento de la mpresa y su posicionamiento en el mercado actual se pone de manifiesto que la perspectiva tanto del dirigente como la del administrador cambian, pues entran factores que en ocasiones pueden afectar el correcto desempeño de os factores productivos dentro del ente. Cuando los recursos son 21_1fS controlada, la demanda de , la producción es masiva y e se ofrece al mercado es alcance o cuando por una u otra razón la empresa se encuentra en condiciones de solucionar problemas rápidamente, es más sencillo encaminar fuerzas para cumplir con los objetivos rganizacionales, pero si por el contrario todos los factores que circundan la empresa no están controlados de forma debida, el director y administrador se ven en la necesidad de unir fuerzas para realizar e implementar una serie de estrategias para obtener los recursos necesarios que les permitan el adecuado desarrollo de la empresa.

Su importancia se refleja en que conforme un administrador asciende en una organización tiene que tratar con un mayor número de problemas no estructurados, de manera que los altos ejecutivos deben tener un tramo menor que los administradores de niveles medios. SECRETARIA La Profesión de secretaria está orientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos. ACTIVIDADES QUE REALIZAN LAS SECRETARIAS • Tramitar correspondencia, su entrada y salida. • Recepción de documentos. • Atender llamadas telefónicas. • Atender visitas. • Archivo de documentos. • Cálculos elementales. • Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. • Estar al día de la tramitación de expedientes. ?? Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones. • Poseer conocimiento d mentos de las 1_1fS Administraciones Públicas sté más relacionada la protocolo institucional y empresarial. RECEPCIONISTA un Recepcionista es un profesonal que atiende a los clientes o usuarios de un edificio en una zona particular conocida como recepción. Proporciona todo tipo de información y asistencia, por lo que por lo general, posee conocimientos sobre alguna de las ciencias secretariales ACTIVIDADES QUE REALIZAN LAS RECEPCIONISTAS Siendo la atención al cliente su principal cometido, cuenta con una serie de funciones y responsabilidades que varían dependiendo del tipo de establecimiento.

Principalmente proporciona información precisa, asi como trarmtar cualquier solicitud de servicio de un cliente, bien de forma presente, por teléfono, correo electronico o fax. En establecimientos turísticos, suelen hablar varios idiomas, cambiar divisa, vender prensa, excursiones, traducir documentos y elaborar guras turísticas. Asimismo, algunas empresas complementan la formación del recepcionista proporcionándole cursos de idiomas. El hecho de cambiar divisa y vender todo tipo de extras les obliga a mantener un balance de la caja por cada cambio de turno, así como recaudar aquellas cajas que or turno horario se cierren. (bar, restaurante, chiringuito), etc. por la cortesía que ello conlleva, suelen mantener un control de las personas que entran y salen del establecimiento, pudiendo en cualquier momento hacer uso de cámaras de vigilancia y manejo de radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad. Para el correcto funcionamiento del departamento de recepción, mantienen una lista cronológica de acontecimientos relevantes en el llamado Libro de incidencias, así como los correspondientes partes de roturas o limpiezas para los distintos epartamentos a modo de proceder a su pronta reparación. La importancia del libro de incidencias radica e 406 S departamentos a modo de proceder a su pronta reparación. La importancia del libro de incidencias radica en que permite conocer ciertos detalles sobre hechos destacables que pueden ser consultados posteriormente para resolver quejas de clientes o incidencias mayores.

ASISTENTE DE CON ABILIDAD Es la persona que se encarga de efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos ontables que se realizan en la Institución. ACTIVIDADES QUE REALIZAN LAS ASISTENES DE CONTABILIDAD • Recibe, examlna, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos. • Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. • Archiva documentos contables para uso y control interno. • Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos. • Transcribe informacion contable en un microcomputador. • Revisa y verifica planillas de retención de impuestos. ?? Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias. ?? Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de comprobante. • Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados. • Participa en la elaboración de inventarios. • Transcribe y accesa información operando un microcomputador. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra le sea asignada SÜFS