UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ CENTRO DE EXTENSION DIPLOMADO ASPECTOS LEGALES DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE COHORTE X «PROPUESTA DE MEJORA DE LA GESTIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS QUE PERMITAN INCREMENTAR LA EFICIENCIA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD EN UNA EMPRESA PRODUCTORA DE COSMETICOS, UBICADA EN VALENCIA. EDO- CARABOBO» OF45 p Integrantes: Ramírez, Amelia.
C. I. /-18. 255. 826 Barreto, Georgina. C. I. ‘1-19. 320. 381 Valencia, Octubre 2015 ACTA EJECUTORIA DE LA PROPUESTA En atención a lo dispuesto por el Centro de Extensión de a Universidad José Antonio Páez (CEUJAP), quien suscribe, Coordinador(a) del Diplomado de Aspectos legales de los sistemas integrados de gestión de calidad, seguridad, salud y Autores: Ramírez, Amelia. C. I. VI 8. 55. 826 Barreto, Georgina. C. I. ‘,1-19. 320. 381 Coordinador: Rafaela Martínez. Los Sistemas de Gestión de la calidad ISO 9001 integran el lado humano, administrativo y operativo de las empresas. Al integrar estos tres aspectos, la organización logra aprovechar al máximo todos los recursos, logrando resultados de una manera más eficiente, reduciendo gastos administrativos y operativos.
La mpresa productora de cosmético, ubicada en Valencia, estado Carabobo, presentó un problema operativo y administrativo, en su sistema documental, ya que no cumplían con un control de los documentos en el área de proceso, retrasando la eficiencia del personal y de sus actividades, por lo que se propuso el diseño de un procedimiento que ayude en la estructura y organización de los documentos y/o registros, este ayudara a la prevención de uso de documentos con versiones obsoletas que puedan retrasar el proceso de la documentación.
A menudo las personas al pensar en la implantación de un sistema ISO 9001, suelen raer a la memoria montaña de papeles. Pero en realidad la documentación no es un sistema negativo, es un instrumento poderoso, que almacena conocimientos o experiencias que pueden ayudar al desempeño de nuestras actividades. Palabras claves: Documento, Control de los documentos, Control de Registros, Sistema de Gestión de la Calidad. ÍNDICE GENERAL Contenido Pág. Resumen 45 Introducción 5 CAPITULO l: 6 1. 1. Planteamiento del Problema 2. 2. Objetivos: General y específicos 7 2. 3. Justificación 2. 4. Bases teóricas 8 CAPITU O II: 15 2. 1.
Introducción 2. 2. Finalidad 2. 3. Objetivos de la propuesta 2. 4. Análisis de la Factibilidad (Recursos Humanos, Materiales, tecnológicos y Financieros) 18 2. 4. Plan de Acción CAPITULO III: CONCLUSIONES Y RECOMEDACIONES 25 3. 1 . Conclusiones 3. 2. Recomendaciones REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 3 5 16 17 19 ANEXOS INTRODUCCION 27 28 Un sistema de control de documentos, es uno de los requisitos de la norma ISO 9001 más importantes. Una vez que el Sistema de Gestión de Calidad es compuesto por documentos, entonces el control de ellos es una actividad crítica para el suceso de la implementación y mantenimiento de la organización.
Es importante que se establezcan controles para la revisión y aprobación de los documentos actualizados, dichos cambios deben identificarse así como el estado de revisión de los documentos. Además debe asegurarse que las versiones de los documentos se encuentren en puntos donde se requieran, que estén legibles y fácilmente identificables. En caso de que se mantengan documentos obsoletos por cualquier razón deben ser claramente identificados, así como las personas de la organización necesitan recibir la capacitación de las últimas versiones de los documentos aplicables a sus procesos y ctividades.
Este trabajo propone la mejora de la gestión y control de documentos que permita incrementar la eficiencia del sistema de gestión de la calidad en una empresa productora de cosméticos, ubicada en valencia Edo. Carabobo. Dicha organización presentó contratiempos debido a la organización de los documentos al momento de su búsqueda, así como también se mostró confusión a nivel del personal al momento del manejo de documentos desactualizados, ocasionando fallas en la búsqueda de documentos y desconocimiento del personal por falta de act 4 45 actualización de los mismos.
Por dicha falta de clasificación para llevar el control de los procedimientos a seguir según la organización, propuso la revisión de los documentos ya existentes y actualizar los documentos cuando sea necesario, estar al pendiente de la aprobación de los documentos requeridos para de Gestión de la Calidad, establecer un sistema que mantenga en vigencia las versiones de los documentos y que estos sean legibles y de fácil acceso en las áreas que se requieran, por ultimo, se propuso prevenir que se sigan usando versiones obsoletas que puedan retrasar el proceso.
La finalidad de esta propuesta, es permitir que se pueda trabajar bajo una administración sistemática, transparente y acreditable, por lo que es necesario la adecuación de un sistema de gestión de la calidad, para garantizar la normalización del funcionamiento de sus procedimientos y/o formatos, que permitan un mejor desempeño de sus trabajadores, para lograr así que la satisfacción de los clientes. CAPÍTULO I 1. 1 .
Planteamiento del Problema o Situación Problemática: En la industria cosmética, se tiene como requisito indispensable poseer un sistema de higiene y saneamiento, debido a que os productos que se manufacturan son de cuidado personal y poseen un contacto directo con el cliente; Es por ello, que se requiere de un sistema de control de documentos de dichos procesos, pues cualquier imperfecto que presente la producción, significa una posible contaminación que requiera de una trazabilidad del producto.
Es necesario, que cada parte del proceso sea debidamente documentado y de cómodo acceso para los empleados que lo requieran, para evaluar de forma eficiente la repetitividad del proceso, realizar auditorías internas e imple s 5 evaluar de forma eficiente la repetitividad del proceso, realizar uditorías internas e implementar un procedimiento de control de documentos y/o registro, donde se verifique el sistema de comunicación de los mismos, y de igual forma valorar la trazabilidad de la fabricación.
La gestión de la calidad se ha convertido, por tanto, no en una alternativa a implantar por la empresa, sino una exigencia indispensable para la supervivencia de la misma y su posible competitividad en los mercados populares. En la actualidad existen muchas empresas que presentan problemas en su Sistema de Gestión de la Calidad implantado, siendo lo más omún lo relacionado con el Control de los Documentos y su cumplimiento con la norma ISO 9001:2008 en el apartado 4. 2. 3, problemática con la cual se ve afectada la empresa productora de Cosmético, para optar un sistema de Gestión de la Calidad.
El área de producción de la industria Cosméticas propuesta, debe contener registros controlados por la confidencialidad de dicho departamento, un manual de calidad, normas y reglamentos, Instrucciones de trabajo y formularios, para así garantizar un Sistema de Gestión de la Calidad, un debido entrenamiento del personal, proveer la confianza al cliente basada en documentos demostrar a las partes interesadas la capacidad de la organización; en dicho departamento se dan contratiempos debido a la desorganización de documentos que reflejan todo lo referente a la producción, sus análisis y lo detalles de calidad del producto final, al igual que no se posee un control de dichos registros, por lo tanto, se crea una confusión al personal sobre los documentos, quien los debe llevar, cuando son actualizados, como corresponde su llenado, y cuando o como debe ser arc 6 5 los debe llevar, cuando son actualizados, como corresponde su llenado, y cuando o como debe ser archivado. Por lo antes expuesto, se propone realizar una revisión de los documentos ya existentes, actualizar los documentos que lo requieran y verificar si se necesitan otros registros o procedimientos. Seguidamente se debería aprobar dichos documentos de requerimiento mínimo, al igual que establecer un procedimiento que mantenga en vigencia las versiones de los documentos, y que estos sean tanto legibles como accesibles en las diferentes aéreas de trabajo. or último, se debe prevenir el uso de documentación obsoleta fuera de revisión los cuales puedan retrasar o alterar el proceso, y en este mismo sentido se ebe asegurar la destrucción de los mismos. 1. 2. Objetivos del Informe 1. 2. 1. General «Plantear un procedimiento de gestión y control de documentos, que permita incrementar la eficiencia del sistema de gestión de la calidad en una empresa productora de cosméticos, ubicada en Valencia, Edo. Carabobo» 1. 2. 2. Específicos 1. 2. 2. 1. Diagnosticar la situación de los documentos ya existentes, y actualizar los documentos si lo requiere. 1. 2. 2. 2. Determinar la factibilidad de implementar un sistema de gestión de la calidad, para mantener en vigencia los documentos y estos sean accesibles. . 2. 2. 3.
Prevenir que se dé el uso de documentos con versiones obsoletas que puedan retrasar el proceso de documentación. 1. 2. 2. 4. Diseñar un procedimiento que ayude en la estructura y organización de los documentos y/o registros. 1 Justificación ma de gestión de la Los documentos requerid 7 5 calidad deben ser controla io de un procedimiento medio de un procedimiento documentado que defina como deben ser los registros para su revisión, aprobación, actualización de documentos. Dichos cambios deben ser registrados, así como el estado de revisión de mismos, donde se comunique e forma breve el porqué de la actualización y en qué punto se realizó.
Este tipo de sistema provee un proceso único que coordina cambios y disponibilidad de los documentos que son críticos para una empresa, por lo que se desea proponer este Procedimiento de Documentación a dicha empresa de Cosmético estudiada, ya que la misma carece de un sistema de búsqueda u organización apropiada de sus documentos, de igual manera no poseen un control y el personal presenta dificultad a la hora de utilizarlos, ya que desconocen si la versión usada es la indicada y su forma de empleo, dando a entender que dichos cambios no on comunicados a los mismos, ocasionando indirectamente su inconformidad. 1 Bases Teóricas ISO 9000 es una familia de normas internacionales para la gestión de la calidad, aplicable a todo tamaño de empresa, ya sea pública o privada. Los Sistemas de Gestión de la calidad ISO 9000 integran el lado humano, administrativo y operativo de las empresas. Al integrar estos tres aspectos, las organizaciones aprovechan al máximo todos sus recursos, logrando resultados de una manera más eficiente, reduciendo gastos administrativos y operativos.
Las ventajas de este tipo de sistemas de calidad, es la definición lara de pol[ticas y funciones, el personal es aprovechado de acuerdo con su capacidad y se concentra en las necesidades reales del cliente. Cabe mencionar que para lograr estos beneficios, es necesario que la Dirección de la organización, esté comprometida en el desarrollo de s 8 5 comprometida en el desarrollo de su Sistema de Calidad y que destine recursos económicos y humanos para ello. Estos recursos son mínimos comparados con los beneficios que puede lograr (1). Deben establecerse y mantenerse registros de la calidad para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, sí como de la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. Los registros de calidad deben permanecer legibles, fácilmente identificados y recuperables.
Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros de calidad (1). La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. Su utilización contribuye ha: Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la alidad; proveer la formación apropiada; la repetitividad y la trazabilidad; proporcionar evidencia objetiva, y evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la calidad. La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino que debería ser una actividad que aporte valor.
Los siguientes tipos de documentos son utilizados en los sistemas de gestión de la calidad: a) documentos que proporcionan información coherente, interna y externamente, acerca del sistema de gestión de la calidad de la organización; tales documentos se denominan manuales de la alidad; b) documentos que describen cómo se aplica el sistema de gestión de la calidad a un producto, proyecto o contrato específico; tales documentos se denominan planes de la calidad producto, proyecto o contrato especifico; tales documentos se denominan planes de la calidad; c) documentos que establecen requisitos; tales documentos se denominan especificaciones; d) documentos que establecen recomendaciones o sugerencias; tales documentos se denominan directrices; e) documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente; ales documentos pueden incluir procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planos; f) documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados obtenidos; tales documentos se denominan registros. Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y los medios a utilizar.
Esto depende de factores tales como el tipo y el tamaño de la organización, la complejidad e interacción de los procesos, la complejidad de los productos, los requisitos de los clientes, los requisitos reglamentarios que sean plicables, la competencia demostrada del personal y el grado en que sea necesario demostrar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad. Los documentos del sistema de calidad deben incluir los siguientes requisitos: Declaraciones documentadas de política y objetivos de calidad Un manual de calidad Los 6 procedimientos documentados requeridos por la norma control de la documentación control de los registros auditorías internas control de productos no conformes acciones correctivas acciones preventivas planTicación, operación Documentos necesarios p 0 DF V control de los procesos
