NSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR HONORABLE CONSEJO PROVINCIAL DE PICHINCHA AUTOINSTRUCCIONAL DIRECCION PROVINCIAL DE PICHINCHA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA TIPO DE AUDITORíA: EXAMEN ESPECIAL 5 INTEGRANTES: Swip next pase ABAD VELEZ ROSA A PARRA VELASCO OLG pozo TAMMY ELIAN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 23 AE-4 AUDITORIA DOCENTE: ING.
FERNANDO ZUMÁRRAGA QUITO, 18 /12/ 2015 DICTAMEN Contraloría General del Estado K0MaHAa I ecwposawe Adam «3 O KHO Cnpa3Ka estimaciones significativas efectuadas por la administración y de la presentación de la información en su conjunto. Considero que is exámenes proporcionan una base razonable para sustentar mi opinión.
Esta comunicación no constituye un borrador de informe del examen especial, ni pronunciamiento oficial de la Contraloría General del Estado, pero se comunican los hechos descritos para que de ser necesario, presente las aclaraciones o comentarios respectivos, sustentados documentadamente para su evaluación y consideración en la elaboración del informe, que será motivo de la conferencia final. Se estableció un informe o estudio que permita determinar su razonabilidad y evidenciar los factores que se tomó en onsideración para la formulación de las especificaciones técnicas que rigieron el proceso.
En los expedientes de ingresos como de gastos no se encuentra toda la documentación de sustento completa, ni legalizada por los responsables de la elaboración, control y aprobación, es así, que los ingresos no presentan anexadas las facturas, sino que se las mantiene en un archivo independiente, mientras que los reportes diarios de recaudación, no contienen todas las firmas de responsabilidad; en los CUR de pagos de remuneraciones no constan los roles de pago con los cuales se procedió al registro ontable y pagó de la nómina; y, en los procesos de contratación no constan los estudios o justificación documental de la necesidad la cual debe ser emitida por la unidad administrativa requirente. El resultado final del asunto no puede determinarse de momento, y no se ha hecho ninguna estimación por ninguna responsabilidad que pueda resultar. Luis Pérez OKHO Cnpa3Ka resultar. Auditor OFICIO: Circular 001 -DAAC-EE-DPPCJ-2015 Sección: Dirección de Auditoría de Administración Central Asunto: Notificación de inicio de acción de control. Quito, 24 de agosto del 201 5 Ingeniero Marco Vinicio Morales Garrido Jefe Departamental – Unidad Provincial Administrativa Dirección Provincial de Pichincha del Consejo de la Judicatura Huayna Cápac 127 y Abdón Calderón La Ermita El Telégrafo y el Porvenir presente. De mi consideración: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 90 e la Ley Orgánica de la Contraloría stado y 21 de sus Reglamento, notifico a ust ección de Auditoria de disposiciones legales. Agradeceré enviar las respuestas a nuestras oficinas ubicadas en el cuarto piso de la dirección Provincial de Pichincha del Consejo de la Judicatura o a la Dirección de Auditoria de Administración Central de la Contraloría General del Estado ubicada en las Av. Juan Montalvo E4-37 y 6 de Diciembre en la ciudad de Quito, casilla postal 3195, señalando sus nombres y apellidos completos, dirección domiciliaria completa, nombres y dirección de su lugar de trabajo, números de teléfonos de casa, trabajo y celular y perdido de gestión y copia legible de sus cédula de ciudadanía. Atentamente, Ing. Carina Marchena V.
Auditora dela Dirección de Auditoria de Administración Central CAPITU 01 INFORMACIÓN INTRODUCTORIA MOTIVO DE LA AUDITORIA El Examen Especial a la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura, se encuentra realizando según orden de trabajo 001 DAAC-2015 de 24 de agosto de 201 5, a los ingresos, gastos; y a los procesos precontractual, contractual, ejecución, recepción, uso y consumo de contratos de adquisición de bienes y prestación de servicios, incluidos los consultores de la Dirección Provincial de Pichincha del Consejo de la Judicatura, por el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de junio de 2015. OBJETIVOS DE LA AUDITO PAGF40F Verificar los procesos de d , recaudación, depósito V Determinar que los convenios se hayan suscrito y ejecutado onforme las disposiciones legales.
ALCANCE DEL EXAMEN Realizar un Examen Especial a los ingresos, gastos; y a los procesos precontractual, contractual, ejecución, recepción, uso y consumo de contratos de adquisición de bienes y prestación de servicios, incluidos los consultores de la Dirección Provincial de Pichincha del Consejo de la Judicatura, por el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de junio de 2015. BASE LEGAL Constitución de la República del Ecuador, Capítulo IV en sus artículos 167 al 203 y el articulo 227 que se refiere a los principios de la Administración Pública. y Orgánica de la Contraloría General del Estado y 21 de su Reglamento. Artículo 78 «Entrega recepción de registros y archivos» del Reglamento General de Bienes del Sector Público. Corte Nacional de Justicia Función Ejecutiva Asamblea Nacional Fiscalía General del Estado Defensoría Pública MISION DE LA INSTITUCION.
Proporcionar un servicio de administración de justicia eficaz, eficiente, efectiva, íntegra, oportuna, intercultural y accesible, que contribuya a la paz social y a la seguridad jur[dica, afianzando la vigencia del Estado constitucional de derecho y justicia. VISION DE LA INSTITUCIO Consolidar al sistema de iano como un referente tecnológicos en apoyo a los procesos jurídicos y legales propios del a naturaleza de la Función Judicial. Para la gestión administrativa y contable de la institución se lo realiza a través del SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA llamado ESIGEF, sistema informático vía web que es provisto y administrado por el Ministerio de Finanzas del Ecuador, este sistema ordena, coordina y hace el seguimiento de la ejecución presupuestaria de cada institución estatal.
ESTRUCTURA ORGÁNICA La estructura orgánica y funcional se la tomo de la organización ctual de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Pichincha, ver detalles en Anexo 1: ESTRUCTURA ORGANICA DEPARTAMENTOS SUPERVISADO DIRECTOR PROVINCIAL MAXIMA AUTORIDAD SECRETARIA DE LA DIRECCION UNIDAD PROVINCIAL FINANCIERA UNIDAD PROVINCIAL TALENTO HUMANO UNIDAD PROVINCIAL DE TICS UNIDAD PROVINCIAL DE COMUNICACION SOCIAL UNIDAD PROVINCIAL DE ASUNTOS JURICOS Y CONTRATACION PUBLICA UNIDAD PROVINCIAL DE PLANIFICACION UNIDAD PROVINCIAL DE E CONTRATACION PUBLICA UNIDAD PROVINCIAL DE ASUNTOSJURICOS Y CON RATACION TESORERIA CONTABILIDAD CORTE PROVINCIAL DE PICHINCHA UNIDADES JURISDICCIONALES
TRIBUNALES DE GARANTIAS PENALES UNIDADES JUDICIALES DE LO CIVIL Y MERCANTIL UNIDADES JUDICIALES DE TRANSITO UNIDADES JUDICIALES DE LO LABORAL UNIDADES JUDICIALES DE INQUILINATO Y RELACIONES VECINALES UNIDADES JUDICIALES DE LA NINEZ Y ADOLECENCIA UNIDADES JUDICIALES DE LA FAMI IA, MUJER, NINEZ Y ADOLECENCIA UNIDADES JUDICIALES DE VIOLENCIA INTRAFAMILIAR UNIDADES JUDICIALES MULTICOMPETENTES DE LO CIVIL UNIDADES JUDICIALES MULTICOMPETENTES DE O PENAL UNIDADES JUDICIALES DE CONTRAVENCIONES DE TRANSITO UNIDADES JUDICIALES DE 10 UNIDADES JURISDICCIONA control y aprobación, es así, que los ingresos no presentan nexadas las facturas, sino que se las mantiene en un archivo independiente, mientras que los reportes diarios de recaudación, no contienen todas las firmas de responsabilidad; en los CUR de pagos de remuneraciones no constan los roles de pago con los cuales se procedió al registro contable y pagó de la nómina; y, en los procesos de contratación no constan los estudios o justificación documental de la necesidad la cual debe ser emitida por la unidad administrativa requirente.
CRITERIO Los formularios utilizados para el control del movimiento de los bienes no se encuentran completos, los expedientes de ngresos y gastos generados en la Unidad Provincial Financiera son entregados a un servidor encargado de su archivo, sin un documento en el cual se evidencie lo efectivamente entregado y el nombre del servidor responsable de su custodia. Así mismo, la documentación que consta en el archivo financiero no se encuentra centralizada, ni con las seguridades que evite el extravío o substracción. CAUSA La situación comentada, se presentó debido a que los Directores Provinciales del Consejo de la Judicatura de Pichincha, Jefas Departamentales 1 y 2 Financiera, Administrativa Financiera,
Coordinadoras y Coordinadores Provinciales Administrativos y Financieros, Jefes de la Unidad Administrativa de la Dirección Provincial de Pichincha, no han establecido procedimientos para la conservación y mantenimiento de los archivos físicos y magnéticos, ni existe el espacio físico suficiente que permita mantener en un solo lugar la información financiera y con los controles que aseguren su custodia, ocasionando que las operaciones financieras no se encuentren respaldadas con la d aseguren su custodia, ocasionando que las operaciones financieras no se encuentren respaldadas con la documentación e soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad. EFECTO.
La unidad financiera en sus respectivos períodos de gestión inobservaron la Norma de Control Interno 405-04 «Documentación de respaldo y su archivo» y las Jefas Departamentales 1 y 2 Financiera y Administrativa Financiera, los Jefes de la Unidad Administrativa, los Coordinadores Provinciales Administrativos y la Coordinadora Provincial Financiera, incumplieron el articulo 78 «Entrega recepción de registros y archivos» del Reglamento General de Bienes del Sector Público e inobservaron las Normas de Control interno 403-02 «Constancia ocumental de la recaudación», 405-04 «Documentación de respaldo y su archivo», 405-05 «Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información financiera».
Los expedientes de ingresos y gastos generados en la Unidad Provincial Financiera son entregados a un servidor encargado de su archivo, sin un documento en el cual se evidencie lo efectivamente entregado y el nombre del servidor responsable de su custodia. CONCLUSIONES La ausencia de controles y procedimientos para la conservación y mantenimiento de los archivos físicos y magnéticos, ha casionado que la documentación no se encuentre legalizada y completa, con un custodio formal, ni se cuente con el espacio físico suficiente que permita mantener en un solo lugar la información, ocasionando que éstas no se encuentren respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad.
RECOMENDACIONES Al Director financiero V al área fina Al Director financiero y al personal del área financiera, debe realizar y mantener un espacio físico suficiente que permita mantener en un solo lugar la información y documentación con el espectivo respaldo de los diferentes archivos evitando el extravío o substracción. Registros de gastos y ajustes sin documentación física de respaldo CONDICION De los expedientes de los gastos de los años 2013, 2014 y 2015; y, ajustes de los años 2013 y 2014, se evidenció que no se entregaron 8 Comprobantes Unicos de Registro (CU R) de gastos y ajustes del año 2013; mientras que, los del año 2014 no se entregaron 11 expedientes.
Al respecto, en las actas de entrega recepción rectificación – ratificación Anexo 2 CURS de gastos» y, «Entrega- Recepción Anexo 2 Ajustes» de 17 de septiembre de 201 5, suscritas por los ervidores de la Unidad Provincial Financiera encargados de la documentación y legalizadas por el Director Provincial del Consejo de la Judicatura de Pichincha, constó la siguiente información: … no existen documentos físicos… no se encuentran anexos de justificativos para el ajuste… ‘ Los hechos expuestos, se originaron por cuanto Los Directores Financiera y Administrativa Financiera, Coordinadores Provinciales Administrativos, Jefes Administrativos y la Coordinadora Provincial Financiera del C dicatura de Pichincha no 0 DF 15 establecieron herramient ientos de documentos
